Certificazione firme, importanti comunicazioni da parte del Comitato promotore

Cari Amici,

vi scriviamo per comunicare una notizia importante e molto positiva.

Al fine di agevolare il lavoro di tutti i colleghi sul territorio per le operazioni di certificazione, avevamo rivolto alla presidenza della Camera alcuni mesi addietro uno specifico quesito in merito alla possibilità di utilizzo della PEC per la trasmissione da parte dei Comuni delle certificazioni elettorali.

La presidenza della Camera, anche grazie all’impegno personale dei colleghi Chiusano, vice presidente del comitato promotore, Caiazza, responsabile dei rapporti con la politica e le istituzioni  e Belcastro, coordinatore del comitato organizzatore nazionale, ha  finalmente risposto ieri alla nostra richiesta confermando tale possibilità e precisandone le modalità operative.

Come comprenderete, anche se una larga parte del lavoro è stata già effettuata, non c’è dubbio che poter concludere mediante il sistema telematico rappresenta una agevolazione notevole, purché ci si coordini e si seguano esattamente le procedure prescritte, che rappresentano comunque una decisa agevolazione rispetto all’acquisizione dei certificati cartacei, con l’avvertenza che per le sottoscrizioni di elettori iscritti nel comune  ove insiste la camera penale di riferimento è sempre preferibile acquisire il cartaceo personalmente.

Vi alleghiamo allora il testo integrale della comunicazione pervenuta dagli uffici della Camera dei Deputati, ma provvediamo a completare la procedura con indicazioni specifiche che tengono conto sia delle caratteristiche del software che stiamo utilizzando sia della nostra struttura organizzativa.

La procedura riguarda tutte le firme per le quali non è ancora pervenuto il certificato cartaceo, vale a dire:

  • Sia quelle con certificazioni già richieste attraverso il software messovi a disposizione, mediante il quale è già stata automaticamente domandata ai comuni la anticipazione del certificato a mezzo PEC all’indirizzo dei singoli richiedenti;
  • Sia quelle con certificazioni richieste prima della messa a disposizione del software, per le quali è possibile comunicare ai Comuni un indirizzo PEC ove trasmettere il certificato in PDF;
  • Sia infine – sebbene non crediamo che tale ipotesi sia possibile – quelle per le quali non sia stata ancora richiesta la certificazione (e per le quali, a questo punto, l’uso del software rappresenta la sola alternativa).

Avanzata la richiesta, si può dunque procedere attenendosi rigorosamente ai seguenti accorgimenti:

1) appena ricevute le PEC che anticipano i certificati elettorali trasmessi, da un indirizzo PEC del comune a un indirizzo PEC dei promotori, questi dovranno essere inoltrati al seguente indirizzo PEC della Camera: pdlpopolari@certcamera.it;

n.b. l’indirizzo PEC dei promotori è quello che avete indicato a mezzo software ai Comuni per ricevere l’anticipazione, dato che state operando su incarico e per conto del comitato promotore; oppure quello che andrete ad indicare adesso se la richiesta è avvenuta prima del software;

2) i messaggi PEC con cui si procede all’inoltro dei certificati elettronici devono consentire l’individuazione dei moduli vidimati in cui sono contenute le relative firme.

Ciò vuol dire che, nell’inoltrare la PEC alla Camera, occorrerà indicare nel messaggio di trasmissione il numero del modulo (e il centro di raccolta) nel quale è apposta la firma cui si riferisce il certificato che si sta trasmettendo. Questo dato è certamente in vostro possesso ed è comunque ricavabile consultando il software nel quale avete inserito il nominativo dell’elettore; (Es. di comunicazione: “Si inoltra il messaggio PEC ricevuto dal comune di XXXXXXXX, con allegato certificato elettorale relativo  all’elettore YYYY, la cui sottoscrizione si rinviene nel modulo ZZZZ del centro raccolta WWWWW.”)

3) i certificati ricevuti tramite PEC devono essere comunque stampati ed inseriti nel corrispondente modulo vidimato, indicando che si tratta di “copia di certificato inviato tramite PEC” (si potrà curare di predisporre un timbro con la dicitura per velocizzare il tutto ).

N.B. l’inoltro delle PEC alla Camera dei Deputati deve avvenire non oltre il 30 ottobre 2017

Tali accorgimenti, che sono assolutamente necessari al fine di consentire l’ordinato svolgimento delle attività di accertamento demandate alla Presidenza della Camera, devono essere seguiti per tutti i certificati rilasciati a mezzo PEC.

Ciò detto, la tempistica procedurale è adesso la seguente:

a. I certificati cartacei già in vostro possesso, unitamente ai relativi moduli con le firme, vanno inviati a mezzo corriere o recapitati presso la sede UCPI sin da subito e senza attendere altro tempo. In questa maniera si potranno effettuare i controlli, che in alcuni casi hanno già permesso di risolvere problemi che avrebbero potuto invalidare numerose firme;

b. completato l’inserimento dei nominativi nel software, occorrerà fare pressing telefonico sui comuni affinché trasmettano le PEC con le certificazioni (nelle esperienze comunicateci i Comuni sono ben lieti di non dover fare altro che inviare una mail). Ricordate che i Comuni devono rilasciare le certificazioni entro 48 ore dalla richiesta e, con l’uso della PEC, non vi sono ragioni per non rispettare i tempi: siate inflessibili sul punto. Ricevute le certificazioni, occorrerà inoltrare il tutto alla PEC della Camera come sopra detto. I moduli in originale corredati della copia stampata del certificato ricevuto tramite PEC (o dell’originale ove pervenuto)  vanno invece recapitati via corriere o personalmente alla sede di UCPI entro e non oltre il 25 ottobre;

c. Per le sottoscrizioni raccolte nel firma-week di ottobre, chi non riesca a trasmettere i moduli certificati entro il 25, potrà recapitarli entro il 27,che però è data ultima e non procrastinabile.

ATTENZIONE: tutte le date sono da intendersi come date di ricezione e non come date di invio: occorrono in sede almeno quattro giorni per controllare il tutto e depositare fisicamente i moduli alla Camera e dunque non avremmo possibilità di fare tutto se i moduli non pervenissero entro quella data.

Restiamo a Vostra disposizione per ogni ulteriore esigenza di chiarimenti.

Buona lavoro e grazie a tutti,

Segue il testo della comunicazione ricevuta dagli uffici della Camera:

Gentili Signori, faccio seguito alla telefonata di poco fa, in relazione alla lettera con cui il Presidente dell’Unione delle camere penali italiane – in qualità di presidente del Comitato promotore della raccolta delle firme per la presentazione di una proposta di legge popolare in materia di separazione delle carriere dei magistrati – ha chiesto chiarimenti in merito alla possibilità di utilizzare lo strumento della posta elettronica certificata (PEC) ai fini dell’acquisizione dai comuni e della trasmissione alla Camera dei certificati elettorali dei cittadini sottoscrittori.

Al proposito, La informo che, qualora non risulti possibile acquisire in tempo utile i certificati elettorali in formato cartaceo o tramite certificazione in calce ai moduli di raccolta delle firme, è possibile avvalersi dello strumento della PEC utilizzando i seguenti accorgimenti:

1) i certificati devono essere trasmessi da un indirizzo PEC del comune a un indirizzo PEC dei promotori, e quindi inoltrati al seguente indirizzo PEC della Camera: pdlpopolari@certcamera.it;

2) i messaggi PEC con cui si procede all’inoltro dei certificati elettronici devono consentire l’individuazione dei fogli vidimati in cui sono contenute le relative firme;

3) una copia cartacea dei certificati inviati tramite PEC deve essere inserita nel corrispondente foglio vidimato, indicando che si tratta di “copia di certificato inviato tramite PEC”.

Tali accorgimenti, che sono assolutamente necessari al fine di consentire l’ordinato svolgimento delle attività di accertamento demandate alla Presidenza della Camera, devono essere seguiti sia per i certificati rilasciati da comuni che non dispongono di “timbro digitale” (fattispecie cui fa espresso riferimento la Sua lettera), sia per i certificati eventualmente forniti di tale “timbro digitale”.

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